Privacyverklaring en AVG-beleid

Privacyverklaring en AVG-beleid Nederlands Centrum voor Curriculum Studies B.V.

Statutair gevestigd te: P.F. Bergmansstraat 1, 5017 JH Tilburg · KvK: 42079439 · Btw: NL869611161B01

E-mail: info@nlccs.nl Website: www.nlccs.nl

Introductie

Het Nederlands Centrum voor Curriculumstudies, hierna: NLCCS, hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. Wij gaan zorgvuldig, vertrouwelijk en transparant om met gegevens van deelnemers, docenten, begeleiders, opdrachtgevers en andere betrokkenen bij onze leergangen, masterclasses, bijeenkomsten en overige activiteiten.

In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, hoe lang wij gegevens bewaren, hoe wij gegevens beveiligen en welke rechten betrokkenen hebben.

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens?

NLCCS is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens die plaatsvindt in het kader van haar onderwijsaanbod, waaronder leergangen, masterclasses, studiedagen, begeleidingstrajecten, bijeenkomsten en aanverwante activiteiten.

Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van persoonsgegevens kan contact worden opgenomen met NLCCS via het algemene contactadres.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

NLCCS verwerkt alleen persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de voorbereiding, uitvoering, administratie, begeleiding en kwaliteitsontwikkeling van haar activiteiten.

Het kan daarbij gaan om de volgende gegevens:

Naam en contactgegevens;
Functie, school, bestuur of organisatie;
Factuur- en betalingsgegevens;
Gegevens over deelname, aanwezigheid en afronding;
Correspondentie over inschrijving, begeleiding, opdrachten of certificering;
Ingeleverde opdrachten, reflecties, praktijkplannen, presentaties of andere cursusdocumenten;
Foto's ten behoeve van herkenning binnen een groep, bijvoorbeeld voor een tijdelijk smoelenboek;
Eventuele gegevens die deelnemers zelf verstrekken in het kader van begeleiding, feedback of professionele ontwikkeling.

NLCCS verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens, tenzij een deelnemer deze gegevens zelf verstrekt en verwerking daarvan noodzakelijk is voor een specifiek doel binnen het traject. Ook dan gaan wij daar zeer terughoudend en zorgvuldig mee om.

3. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?

Wij gebruiken persoonsgegevens voor de volgende doelen:

Het verwerken van inschrijvingen;
Het organiseren en uitvoeren van leergangen, masterclasses en bijeenkomsten;
Het communiceren over planning, locaties, opdrachten, materialen en praktische zaken;
Het begeleiden van deelnemers;
Het geven van feedback op opdrachten of praktijkdocumenten;
Het registreren van aanwezigheid, deelname en afronding;
Het verstrekken van certificaten of bewijzen van deelname;
Het uitvoeren van financiële administratie en facturatie;
Het verbeteren van de kwaliteit van ons aanbod;
Het onderhouden van contact met deelnemers en opdrachtgevers;
Het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Persoonsgegevens worden niet gebruikt voor andere doeleinden dan waarvoor zij zijn verzameld, tenzij daarvoor een geldige grondslag bestaat of de betrokkene daarvoor toestemming heeft gegeven.

4. Grondslagen voor verwerking

NLCCS verwerkt persoonsgegevens op basis van één of meer van de volgende grondslagen:

uitvoering van een overeenkomst, bijvoorbeeld deelname aan een leergang of masterclass;
wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld fiscale administratie;
gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld het zorgvuldig kunnen organiseren en verbeteren van ons cursusaanbod;
toestemming, bijvoorbeeld voor het gebruik van foto's voor specifieke doeleinden.

Wanneer verwerking plaatsvindt op basis van toestemming, kan deze toestemming op ieder moment worden ingetrokken.

5. Foto's en beeldmateriaal

Voor sommige leergangen of trajecten vraagt NLCCS vooraf een foto van deelnemers op. Deze foto wordt uitsluitend gebruikt voor een intern smoelenboek of deelnemersoverzicht. Het doel hiervan is dat deelnemers, begeleiders en docenten elkaar beter kunnen herkennen en aanspreken binnen de groep.

Voor het gebruik van foto's voor een smoelenboek geldt:

de foto wordt alleen gebruikt binnen de betreffende leergang, masterclass of groep;
de foto wordt niet openbaar gepubliceerd;
de foto wordt niet gebruikt voor marketing, sociale media of externe communicatie zonder afzonderlijke toestemming;
het smoelenboek wordt uiterlijk binnen één jaar na afloop van het traject verwijderd of vernietigd;
deelnemers kunnen op ieder moment verzoeken om hun foto eerder te laten verwijderen.

Wanneer tijdens bijeenkomsten foto's of video-opnamen worden gemaakt, informeert NLCCS deelnemers hierover vooraf of ter plaatse. Herkenbaar beeldmateriaal wordt niet extern gepubliceerd, bijvoorbeeld op de website, LinkedIn, nieuwsbrieven of andere communicatiekanalen, zonder toestemming of zonder dat vooraf duidelijk is aangegeven hoe het beeldmateriaal wordt gebruikt.

Deelnemers kunnen altijd aangeven dat zij niet herkenbaar in beeld willen worden gebracht.

6. Omgang met opdrachten, praktijkdocumenten en cursusmateriaal

Binnen leergangen en begeleidingstrajecten kunnen deelnemers opdrachten, reflecties, praktijkplannen, schooldocumenten of andere materialen delen. Deze documenten kunnen persoonsgegevens bevatten van de deelnemer zelf of, in sommige gevallen, van collega's, leerlingen, ouders of andere betrokkenen.

NLCCS behandelt deze documenten vertrouwelijk. Dat betekent:

documenten worden alleen gebruikt voor begeleiding, feedback, beoordeling, certificering of kwaliteitsontwikkeling binnen het traject;
documenten worden niet zonder toestemming gedeeld met derden;
documenten worden niet openbaar gemaakt;
documenten worden waar mogelijk anoniem of geanonimiseerd opgeslagen;
deelnemers worden gevraagd om persoonsgegevens van leerlingen, ouders, collega's of andere betrokkenen zoveel mogelijk te verwijderen of te anonimiseren voordat documenten worden gedeeld;
deelnemers kunnen verzoeken om documenten te laten verwijderen, vernietigen of verder te anonimiseren.

Wanneer documenten nodig zijn voor accreditatie, certificering of verantwoording, bewaart NLCCS deze niet langer dan noodzakelijk en zo veel mogelijk in geanonimiseerde vorm.

7. Bewaartermijnen

NLCCS bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld.

Wij hanteren daarbij de volgende uitgangspunten:

gegevens die nodig zijn voor inschrijving, begeleiding en uitvoering worden bewaard gedurende het traject;
gegevens die nodig zijn voor certificering, bewijs van deelname of accreditatie worden bewaard zolang dat redelijkerwijs noodzakelijk is;
financiële en administratieve gegevens worden bewaard zolang dit wettelijk verplicht is;
foto's voor een smoelenboek worden uiterlijk binnen één jaar na afloop van het traject verwijderd;
opdrachten, reflecties en praktijkdocumenten worden verwijderd of geanonimiseerd zodra zij niet langer nodig zijn;
op verzoek van deelnemers worden persoonsgegevens of documenten verwijderd, tenzij NLCCS deze op grond van een wettelijke verplichting of zwaarwegende reden nog moet bewaren.

8. Beveiliging van persoonsgegevens

NLCCS neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, ongewenste verspreiding, misbruik of onrechtmatige verwerking.

Wij maken waar mogelijk gebruik van beveiligde digitale omgevingen en beschermde servers, waaronder Proton, voor opslag en communicatie. Toegang tot persoonsgegevens is beperkt tot personen die deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden binnen NLCCS.

Daarnaast besteden wij aandacht aan:

veilige opslag van documenten;
zorgvuldig beheer van toegangsrechten;
gebruik van beveiligde accounts en wachtwoorden;
beperking van toegang tot gedeelde mappen;
vertrouwelijke behandeling van deelnemersgegevens;
tijdige verwijdering of anonimisering van gegevens;
zorgvuldige omgang met e-mail en digitale uitwisseling van documenten.

9. Delen van gegevens met derden

NLCCS deelt persoonsgegevens niet met derden, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze activiteiten, voor administratieve of technische ondersteuning, voor accreditatie of certificering, of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Wanneer externe partijen namens NLCCS persoonsgegevens verwerken, maken wij afspraken over beveiliging, vertrouwelijkheid en zorgvuldig gebruik van gegevens.

Persoonsgegevens worden niet verkocht of verstrekt aan commerciële partijen voor marketingdoeleinden.

10. Vertrouwelijkheid binnen leergroepen

Tijdens leergangen, masterclasses en bijeenkomsten kunnen deelnemers praktijkvoorbeelden, ervaringen en documenten met elkaar delen. NLCCS vindt het belangrijk dat binnen deze leeromgeving vertrouwelijkheid wordt gewaarborgd.

Van deelnemers wordt verwacht dat zij:

zorgvuldig omgaan met informatie die door anderen wordt gedeeld;
geen vertrouwelijke informatie uit de groep buiten de groep verspreiden;
persoonsgegevens van leerlingen, ouders, collega's of andere betrokkenen zoveel mogelijk vermijden of anonimiseren;
gedeelde documenten, opdrachten of presentaties niet zonder toestemming verder verspreiden.

Zo creëren wij samen een veilige en professionele leeromgeving.

11. Rechten van betrokkenen

Iedere betrokkene heeft op grond van de AVG verschillende rechten. Dat betekent dat deelnemers, docenten, opdrachtgevers en andere betrokkenen NLCCS kunnen verzoeken om:

inzage in de persoonsgegevens die wij verwerken;
correctie van onjuiste of onvolledige gegevens;
verwijdering van persoonsgegevens;
beperking van de verwerking;
overdracht van gegevens, voor zover van toepassing;
bezwaar tegen bepaalde vormen van verwerking;
intrekking van eerder gegeven toestemming;
verwijdering, vernietiging of anonimisering van ingediende documenten.

NLCCS beoordeelt ieder verzoek zorgvuldig en zal daar binnen een redelijke termijn op reageren. Wanneer verwijdering niet mogelijk is vanwege een wettelijke verplichting of een zwaarwegend belang, lichten wij dit toe.

12. Datalekken

Wanneer zich onverhoopt een beveiligingsincident of datalek voordoet, handelt NLCCS zorgvuldig en volgens de geldende wettelijke verplichtingen. Dat betekent dat wij onderzoeken wat er is gebeurd, passende maatregelen nemen om verdere risico's te beperken en, indien nodig, melding doen bij de bevoegde toezichthouder en/of betrokkenen informeren.

13. Wijzigingen in deze privacyverklaring

NLCCS kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze werkwijze, ons aanbod of wet- en regelgeving daartoe aanleiding geeft. De meest actuele versie van deze privacyverklaring is beschikbaar via NLCCS.

14. Contact

Voor vragen over deze privacyverklaring, de verwerking van persoonsgegevens of verzoeken tot inzage, correctie, verwijdering, vernietiging of anonimisering kan contact worden opgenomen met NLCCS via het algemene contactadres.

NLCCS behandelt ieder verzoek zorgvuldig en vertrouwelijk.